Czym jest amortyzacja i jak wpływa na koszty firmy?

Wraz z upływem czasu majątek firmy – środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – starzeje się i zużywa. Traci na wartości i przynosi mniejsze korzyści ekonomiczne. Proces ten oddają w firmowych kosztach systematyczne odpisy amortyzacyjne. Kiedy i jak przedsiębiorca powinien ich dokonywać? Jakie znaczenie dla finansów firmy ma amortyzacja? Przykłady, możliwości, wskazówki – w naszym poradniku!

 

Amortyzacja – co to?

Amortyzacja to wyrażone w pieniądzu – czyli w postaci kwot kolejnych odpisów amortyzacyjnych – zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na skutek ich zużycia się lub zestarzenia. Amortyzacja ma na celu racjonalnie odzwierciedlić utratę wartości składników majątku firmy.

Obniżenie wartości początkowej środka trwałego bądź wartości niematerialnych i prawnych wynika z różnych czynników, zarówno fizycznych (użytek, upływ czasu), jak i ekonomicznych (np. dostępność lepszych technik i technologii).

Co podlega w firmie amortyzacji?

Amortyzacji w firmie podlegają takie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, które:

1. Zostały zakupione lub samodzielnie wytworzone przez przedsiębiorcę.
2. Mają w chwili zakupu/wytworzenia wartość wyższą niż 10 000 złotych (netto dla podatników VAT, brutto dla podatników zwolnionych z VAT).
3. Zgodnie z przewidywaniami będą używane dłużej niż rok.
4. Zostaną przez przedsiębiorcę wykorzystane na potrzeby prowadzonej działalności lub oddane do użytkowania na podstawie umowy najmu czy dzierżawy.
5. Są kompletne i zdatne do użytku w chwili ich przyjęcia do użytkowania w firmie.

Do środków trwałych zaliczamy rzeczowe składniki majątku, m.in. nieruchomości (w tym grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów), pojazdy, maszyny, urządzenia oraz ulepszenia w obcych środkach trwałych. Żeby zaliczyć dany składnik majątku jako środek trwały, musi on służyć przedsiębiorcy przez co najmniej ponad rok. Przykładami wartości niematerialnych i prawnych są oprogramowania komputerowe, wynalazki i patenty.

Na czym polega amortyzacja środków trwałych? Jaki jest wpływ amortyzacji na koszty firmy?

Przedsiębiorca kupuje (lub wytwarza) nowy środek trwały o wartości początkowej wyższej niż 10 000 złotych. Zgodnie z założeniami będzie on służył firmie dłużej niż przez rok, dlatego nie zalicza go od razu w całości do kosztów uzyskania przychodów w danym roku podatkowym. Poniesiony wydatek niejako rozkłada w czasie i księguje jako koszty w postaci (miesięcznych, kwartalnych lub rocznych) odpisów amortyzacyjnych. Odpis amortyzacyjny jest kwotą, o jaką w określonym czasie zmniejszyła się wartość środka trwałego. W wyniku utraty wartości składnika majątku firma ponosi rzeczywisty koszt, bo nie osiąga już z jego tytułu takich samych korzyści ekonomicznych.

Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia w firmie ewidencji środków trwałych oraz dokonywania odpisów amortyzacyjnych, które w większości może (jednak nie musi) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Z tego uprawnienia warto skorzystać. Odpisy amortyzacyjne odbijają się w podatku dochodowym (oraz w zaliczkach na podatek – w przypadku rozliczeń miesięcznych/kwartalnych). Obniżają podstawę opodatkowania, dzięki czemu przedsiębiorca płaci niższy podatek dochodowy

Jak dokonywać odpisów amortyzacyjnych?

Pierwsze odpisy amortyzacyjne są możliwe najwcześniej w kolejnym miesiącu po przyjęciu (niekoniecznie po zakupie) danego środka trwałego do użytkowania. Amortyzacja kończy się w chwili, gdy odpisy amortyzacyjne zrównają się z wartością początkową składnika majątku lub gdy przedsiębiorca go sprzeda bądź zlikwiduje.

Wysokość odpisów amortyzacyjnych zależy od wybranej metody amortyzacji, rodzaju aktywa i przypisanej mu przez ustawodawcę stawki amortyzacji. Ta stawka i wartość składnika majątku przekładają się na okres amortyzacji. Wartości niematerialne i prawne podlegają wyłącznie amortyzacji metodą podstawową – liniową (inaczej równomierną czy proporcjonalną). W przypadku środków trwałych przedsiębiorca ma do wyboru kilka metod.

Jakie są rodzaje amortyzacji?

Istnieje kilka metod amortyzacji, przy czym do najczęściej stosowanych zaliczamy liniową, degresywną lub uproszczoną: jednorazową. Ustawodawca określił warunki zastosowania każdej z metod. Wybór często sprawia przedsiębiorcy trudność, a nie można go później zmienić, dlatego warto w tym zakresie polegać na specjalistach. Firmom z Wielkopolski (ale nie tylko, bo pracujemy również zdalnie) polecamy nasze biuro rachunkowe w Poznaniu: Kancelarię Gospodarczą. Z przyjemnością wyręczymy Cię w firmowych rozliczeniach – zyskasz czas, spokój i pewność, tak potrzebne i w biznesie, i w życiu prywatnym.

Amortyzacja liniowa

Wybierając tę metodę, przedsiębiorca zakłada, że dany środek trwały będzie się zużywał równomiernie przez cały okres użytkowania. Dokonuje odpisów amortyzacyjnych według stałej, wyznaczonej przez ustawodawcę stawki, którą określają załączniki nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

Stawki amortyzacyjne są różne dla poszczególnych grup aktywów sklasyfikowanych na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).

Przykład 1. Amortyzacja nieruchomości o wartości 1 000 000 złotych.
Firma kupiła budynek niemieszkalny o wartości 1 000 000 złotych, w którym będzie prowadzić działalność gospodarczą. Zgodnie z załącznikami do ustaw o PIT/CIT stawka jej amortyzacji wynosi 2,5%. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje więc na kwoty 25 000 złotych rocznie i 2083 złote miesięcznie. Okres amortyzacji nieruchomości wynosi 40 lat.

W niektórych przypadkach przedsiębiorca w ramach tej metody może się zdecydować na zastosowanie indywidualnych stawek amortyzacyjnych. Przepisy dopuszczają taką możliwość dla używanych lub ulepszonych środków trwałych (przy czym dla poszczególnych rodzajów aktywów ustalono minimalne okresy amortyzacji). Za używany środek trwały uchodzi taki, który był wcześniej użytkowany przez inny podmiot przez co najmniej 6 miesięcy. Z kolei za środek ulepszony uznaje się taki, na który firma (przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych) poniosła dodatkowy wydatek w wysokości co najmniej 20% wartości początkowej.

Amortyzacja degresywna

Amortyzacja degresywna (przyspieszona, malejąca) zakłada, że środek trwały zużywa się najszybciej i przynosi najwięcej korzyści w pierwszym okresie użytkowania. Można ją zastosować wyłącznie dla niektórych maszyn i urządzeń oraz środków transportu, jednak z wyłączeniem samochodów osobowych. Stosownie do tego założenia początkowo odpisy amortyzacyjne są wyższe, a z biegiem czasu maleją. Podstawę dokonywania odpisów amortyzacyjnych obniża się co rok o sumę odpisów z poprzedniego roku. Stawkę amortyzacji przedsiębiorca może podnieść nawet dwukrotnie.

Zgodnie z Art. 16i ustawy o CIT i Art. 22i ustawy o PIT firma może pomnożyć stawkę o ustalony współczynnik, który wynosi:

• 1,2 – dla budynków i budowli użytkowanych w pogorszonych warunkach;
• 1,4 – dla budynków i budowli użytkowanych w złych warunkach;
• 1,4 – dla maszyn, urządzeń i środków transportu;
• 2,0 – dla maszyn i urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu.

  Przykład 2. Amortyzacja samochodu ciężarowego o wartości 300 000 złotych.
  Firma zakupiła na potrzeby prowadzenia działalności samochód ciężarowy o wartości 300 000 złotych. Zgodnie z załącznikami nr 1 do ustaw o PIT/CIT roczna stawka amortyzacji tego środka trwałego wynosi 14%. Firma może ją podwyższyć, mnożąc przez współczynnik 1,4 i osiągając stawkę 19,6%. W pierwszym roku firma dokonuje odpisów amortyzacyjnych na kwotę 58 800 złotych, która obniża podstawę amortyzacji na kolejny rok. W roku drugim firma odpisze więc 47 275 złotych.

Amortyzacja jednorazowa

W szczególnych przypadkach przedsiębiorca może też dokonywać jednorazowych odpisów amortyzacyjnych – a zatem ujmować w kosztach uzyskania przychodów pełną wartość zakupionego środka trwałego. Tę metodę stosuje się do składników majątku o wartości do 10 000 złotych. Mogą ją również wybrać mali podatnicy oraz przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą, ale tylko dla aktywów z grup 3–8 KŚT (z wyjątkiem samochodów osobowych) i przy założeniu, że wartość amortyzacji jednorazowej nie przekroczy w roku podatkowym 50 000 euro.

Jakie problemy mogą się pojawić podczas dokonywania odpisów amortyzacyjnych?

• Kiedy rozpocząć amortyzację? Zgodnie z ustawą o rachunkowości dla celów bilansowych pierwszy odpis amortyzacyjny powinien nastąpić w tym miesiącu, w którym firma przyjęła środek do użytkowania. Jednak dla celów podatkowych amortyzację rozpoczyna się dopiero w kolejnym miesiącu po wprowadzeniu środka do ewidencji – firma powinna uwzględnić właśnie ten drugi termin dla obu celów, w przeciwnym razie pojawią się rozbieżności.
• Czy amortyzacja jest kosztem uzyskania przychodów? Odpisy amortyzacyjne co do zasady stanowią koszty uzyskania przychodów pod warunkiem wpisania składnika majątku do ewidencji środków trwałych. Przepisy jednak w pewnych przypadkach ograniczają wysokość kosztów z tytułu odpisów amortyzacyjnych lub w ogóle uniemożliwiają wliczenie amortyzacji w koszty.
• Czy stawki amortyzacyjne należy weryfikować? Tak, firma powinna weryfikować narzucone przez ustawodawcę stawki i okresy amortyzacji – co najmniej raz w roku, z końcem każdego roku obrotowego. Warto również robić to przy zaistnieniu takich przesłanek jak ulepszenie środka trwałego czy trwała utrata jego wartości. Dobrze, jeśli firma okresowo weryfikuje także oczekiwane od danego środka trwałego korzyści ekonomiczne oraz odnosi je do wcześniej przyjętych założeń.
• Czy można stosować różne metody amortyzacji środków trwałych? Tak, można stosować inne metody amortyzacji dla poszczególnych rodzajów i grup aktywów, ale należy je określić w polityce rachunkowości. Przedsiębiorca musi dobrać metodę odpowiednią dla rodzaju środka trwałego (na podstawie KŚT) i sposobu czerpania z niego korzyści ekonomicznych. Przyjętą metodę należy stosować przez cały okres użytkowania środka trwałego.
• Czy należy zawiesić amortyzację środka trwałego na czas remontu, naprawy itp.? Nie – czasowe wyłączenie składnika majątku z użytkowania nie jest przesłanką do zawieszenia amortyzacji. Z założenia środki trwałe tracą wartość poprzez nie tylko ich użytkowanie, lecz także upływ czasu.
• Kiedy dokonać ostatniego odpisu amortyzacyjnego? Amortyzację można zakończyć nie później niż w chwili zrównania się wysokości odpisów z wartością początkową środka trwałego. Inną przesłanką jest stwierdzenie jego niedoboru (utraty), likwidacja lub sprzedaż. Wówczas ostatniego odpisu należy dokonać w miesiącu, w którym firma postawiła środek w stan likwidacji lub przeznaczyła go do sprzedaży – czyli rzeczywiście przestała go używać na potrzeby działalności (niekoniecznie w miesiącu likwidacji/sprzedaży).

Obliczanie i księgowanie amortyzacji może sprawiać kłopot, i to nie tylko początkującym przedsiębiorcom. Dlatego polecamy wsparcie specjalisty. Taka pomoc jest wydatkiem niewspółmiernie małym do wagi obowiązku, konsekwencji wynikających z jego zaniedbania i osiąganych z jego tytułu korzyści. Zapraszamy do Kancelarii Gospodarczej – świadczymy usługi księgowe w Poznaniu i w całej Polsce (zdalnie). Przejmiemy Twoje rozliczenia, odpowiedzialność i kontakty z urzędem skarbowym: zyskasz spokój i czas na to, co dla Ciebie najważniejsze.

FAQ:

1. Jakie środki trwałe podlegają amortyzacji w firmie?
   Amortyzacji w firmie podlegają wszystkie środki trwałe służące do prowadzenia działalności, których wartość przekracza 10 000 złotych i które będą użytkowane przez co najmniej rok.
2. Jakie są stawki amortyzacji środków trwałych?
   Stawki amortyzacji środków trwałych określają załączniki nr 1 do ustawy o PIT i ustawy o CIT.
3. Czy amortyzacja jest kosztem uzyskania przychodów?
   Tak, odpisy amortyzacyjne co do zasady (z kilkoma wyjątkami) można zaksięgować jako koszty uzyskania przychodów.