Każdy przedsiębiorca chce zarabiać więcej i mieć wyższe zyski ze swojej działalności. W te starania warto włączyć tzw. optymalizację podatkową – wybrać korzystne formy opodatkowania i amortyzacji aktywów, a także zadbać o różne koszty uzyskania przychodu. Pozwoli to obniżyć wysokość należnego podatku i tym samym podnieść dochody firmy. Zapraszamy do lektury naszego poradnika – wyjaśniamy, czym są koszty podatkowe i jak je prawidłowo rozliczać.
Co to są koszty uzyskania przychodu w firmie?
Koszty uzyskania przychodu (przychodów), w skrócie KUP, to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródeł w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, mogą odliczyć te wydatki od podstawy opodatkowania (przychodu). A tym samym – obniżyć podstawę opodatkowania oraz wysokość należnego podatku.
Koszty uzyskania przychodów dotyczą nie tylko przedsiębiorców, lecz także każdego podatnika rozliczającego się według skali podatkowej lub podatku liniowego. Na przykład osoba, która pracuje poza miejscem zamieszkania, ma podwyższone koszty uzyskania przychodu. Ponosi wydatki na zakwaterowanie czy dojazd, które może odliczyć od przychodu. W tym artykule skupiamy się jednak na kosztach firmowych.
Przepisy precyzują definicję kosztów uzyskania przychodu i sposób ich rozliczania – stosowne informacje zawierają art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Przepisy nie wskazują jednak, jakie konkretnie wydatki można zaliczyć do KUP. Najważniejszy jest cel, w jakim przedsiębiorca je ponosi.
Jakie wydatki stanowią koszty uzyskania przychodu (przykłady) Koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, które: Przedsiębiorca poniósł w ramach prowadzonej działalności – nie można zaliczyć do nich np. zakupu przedmiotu o charakterze osobistym, który będzie mu służył prywatnie, poza firmą (np. odzież, sprzęt do domu czy karnet na siłownię). Niemniej pewne wydatki mogą i mieć charakter osobisty, i być związane z prowadzoną działalnością (np. karnet na siłownię dla trenera personalnego). W odpowiedniej kwalifikacji wydatków pomogą specjaliści, np. nasze biuro rachunkowe w Poznaniu Kancelaria Gospodarcza (zapraszamy firmy z Wielkopolski i nie tylko). Dobry księgowy zna stosowne interpretacje (lub się z nimi zapozna) bądź pomoże uzyskać indywidualną interpretację organu skarbowego. Przedsiębiorca poniósł w celu osiągnięcia przychodów – bezpośrednio lub pośrednio. Koszty podatkowe stanowią więc np. zatowarowanie, zakup materiałów podstawowych i pomocniczych czy wyposażenia firmy (maszyny, sprzęt, oprogramowanie, meble, akcesoria itp.). Do KUP zaliczamy zakup (w formie amortyzacji) lub wynajęcie lokalu firmowego (czynsz i media), a także koszty utrzymania pracowników, niezależnie od stosunku pracy (także umowy zlecenia, o dzieło, kontrakty), czy wydatki z tytułu opłaty licencyjnej (np. przeniesienie prawa własności wynalazku, przeniesienie prawa stosowania wynalazku czy przekazanie majątkowych praw autorskich). Podstawę opodatkowania obniżają również składki na ubezpieczenia społeczne, wydatki na podróże służbowe, rozwój produktów, podnoszenie kompetencji, reklamę, usługi księgowe, bankowe czy prawnicze. Przedsiębiorca poniósł w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów – do KUP zaliczamy np. wydatki na ubezpieczenie mienia i polisy OC czy organizację spotkań ze sponsorami, kontrahentami, partnerami (np. zakup napojów i żywności czy posiłek w restauracji). Przedsiębiorca, on – podatnik, nie ktoś inny, rzeczywiście poniósł (oraz w wysokości wydatków faktycznie poniesionych) – przy czym chodzi nie tyle o fizyczny wydatek, ile o odpowiednie jego udokumentowanie (np. fakturą) i zaksięgowanie. Wydatek musi mieć też charakter bezzwrotny (czyli nie może być np. zaliczką).
Co nie jest kosztem uzyskania przychodu?
Po spełnieniu powyższych przesłanek przedsiębiorca powinien się jeszcze upewnić, czy dany wydatek nie został czasem wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Taki katalog znajduje się w art. 23 ustawy o PIT. Obejmuje on m.in.:
- odpisy amortyzacyjne samochodów osobowych, które przekraczają wartość 150 000 zł lub 225 000 złotych w przypadku samochodów elektrycznych;
- wydatki ponoszone na spłatę rat części kapitałowych kredytów i pożyczek (kosztem podatkowym może być wyłącznie część odsetkowa – oczywiście ta rzeczywiście zapłacona);
- odsetki od nieterminowej spłaty zobowiązań budżetowych i podatkowych;
- wydatki poniesione na reprezentację (np. zakup garnituru czy prezentu dla kontrahenta; gdy nie stanowi znamion reklamy, np. pozbawiony jest logo firmy).
Koszty uzyskania przychodu – jak liczyć?
Gdy przedsiębiorca powierza prowadzenie księgowości specjalistom, nie musi sam rozliczać kosztów uzyskania przychodu. Jego obowiązki ograniczają się wówczas do przekazywania dokumentacji sprzedaży (przychodu) i zakupów firmowych (kosztów uzyskania przychodu). Księgowy ujmuje wydatki w Księdze Przychodów i Rozchodów oraz uwzględnia je przy obliczaniu wysokości zaliczek na podatek dochodowy. A po zakończeniu roku podatkowego przygotowuje roczne rozliczenie.
Aby móc ująć wydatek jako koszt uzyskania przychodu w KPiR, trzeba go prawidłowo udokumentować. Stosowne przepisy ujęto w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Takimi dowodami księgowymi są m.in.:
- faktury, rachunki i dokumenty celne;
- dokumenty określające zwiększenie przychodów lub zmniejszenie kosztów ich uzyskania, sporządzone na podstawie art. 22 ustawy o PIT (muszą zawierać przynajmniej stosowne daty, wskazanie faktury lub innego dokumentu stanowiących podstawę do rozliczenia kosztu oraz kwoty i podpis osoby wystawiającej);
- inne dowody potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej faktycznym przebiegiem, wymienione w § 12 i 13 ww. rozporządzenia (muszą zawierać co najmniej nazwy i adresy stron, daty operacji lub wystawienia dowodu, określenie przedmiotu operacji i jego wartości oraz podpisy uprawnionych osób).
Każdy dokument musi zostać odpowiednio oznaczony (np. numerem), tak aby móc powiązać dowód z dokonanym na jego podstawie zapisem księgowym. Jeśli wartość na dowodzie księgowym została podana w obcej walucie, należy ją przeliczyć na złotówki.
Pewne wydatki przedsiębiorca może również udokumentować samodzielnie, nie musi się starać o dowód dokumentujący zakup. Może sporządzić tzw. dowód wewnętrzny zawierający:
- datę operacji,
- podpisy wykonujących ją osób,
- nazwę, ilość, cenę jednostkową i wartość towaru lub przedmiotu operacji (kwotę wydatku).
Dowody wewnętrzne można wystawiać wyłącznie w określonych przypadkach, które precyzuje § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia. Należy do nich m.in. rozliczanie wydatków na czynsz bądź media w części przypadającej na działalność gospodarczą, gdy przedsiębiorca prowadzi ją w miejscu zamieszkania.
Amortyzacja a wrzucanie w koszty + przykład
Pewne wydatki w firmie, chociaż stanowią koszty uzyskania przychodu, nie mogą zostać rozliczone w jednym roku podatkowym. Przedsiębiorca musi je niejako rozłożyć w czasie i księgować jako koszty podatkowe w postaci odpisów amortyzacyjnych (w ujęciu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym). Wysokość takiego odpisu amortyzacyjnego powinna się pokrywać z kwotą, o jaką w danym okresie zmniejszyła się wartość amortyzowanego składnika majątku firmy.
Amortyzacji podlegają takie środki trwałe, które w chwili zakupu lub wytworzenia mają wartość wyższą niż 10 000 złotych i zgodnie z przewidywaniami będą służyć firmie dłużej niż rok. Stawki amortyzacji są narzucone przez ustawodawcę, choć w określonych przypadkach przedsiębiorca może je podwyższać.
Przykład: zakup firmowego samochodu osobowego o wartości 30 000 złotych. Kupiony samochód będzie wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, zatem przedsiębiorca ma prawo zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Jednak wartość pojazdu przekracza 10 000 złotych, a auto ma posłużyć firmie dłużej niż rok. Przedsiębiorca przyjmuje, że samochód będzie się zużywał równomiernie przez cały okres użytkowania, więc wybiera liniową formę amortyzacji. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o PIT stawka amortyzacji samochodu osobowego wynosi 20% w skali roku. Przedsiębiorca odpisze więc jako koszty uzyskania przychodu po 6000 złotych rocznie w ciągu 5 lat.
Koszty uzyskania przychodu 2024 – jak się prawidłowo rozliczyć?
Koszty firmowe obniżają wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu – przedsiębiorca płaci niższy podatek, więc więcej zarabia. Warto się im przyjrzeć i korzystnie zaplanować firmowe wydatki – można w ten sposób poprawić płynność finansową firmy czy też uniknąć przekroczenia limitu drugiego progu podatkowego. Z drugiej strony koszty podatkowe czasem są pułapką, a błąd, przeoczenie lub niezrozumienie przepisów może się odbić w kontroli i konsekwencjach karnoskarbowych.
Dlatego, zwłaszcza jeśli dokumentów księgowych jest w skali miesiąca dużo, warto nawiązać współpracę z doświadczonym biurem rachunkowym. Zapraszamy do naszej Kancelarii Gospodarczej: oferujemy doradztwo biznesowe oraz usługi księgowe w Poznaniu (współpracujemy również zdalnie). Znajdą w nas Państwo rzetelnego partnera. Podpowiemy, które wydatki można wrzucić w koszty, a których nie, i jak zgodnie z prawem zoptymalizować firmowe finanse. Poprowadzimy księgowość, kadry i płace – zaoszczędzimy Państwu czas i nerwy.
FAQ:
- Czym są koszty uzyskania przychodu?
Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub utrzymania i zabezpieczenia ich źródła.
- Jakie wydatki można wrzucić w firmie w koszty uzyskania przychodu?
Wszystkie, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu (bezpośrednio lub pośrednio) bądź zabezpieczenia jego źródła w ramach prowadzonej działalności. Wyjątkiem są wydatki określone w art. 23 ustawy o PIT, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych.
- Jaki jest limit kosztów uzyskania przychodów (2024 r.) dla pracownika?
Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT limit kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy w 2024 r. wynosi 3000, 3600, 4500 lub 5400 złotych rocznie – zależnie od liczby umów oraz miejsca pracy i zamieszkania (to samo lub inne).
Załącznik nr 1 do ustawy o PIT, źrodło: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-fizycznych-16794311 (dostęp 11.11.2024).
