Outsourcing to inaczej oddelegowanie, najczęściej pobocznych czynności w firmie, podmiotom zewnętrznym. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują czas na to, by skoncentrować się na głównych aspektach swojej działalności. Własny dział księgowości może być dość kosztowny w utrzymaniu, dlatego coraz więcej osób decyduje się na outsourcing usług księgowych. Dlaczego warto zlecić kompleksową obsługę rachunków firmie zewnętrznej? Poznaj podstawowe korzyści płynące z takiego rozwiązania dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Na czym polega outsourcing usług finansowo-księgowych?
Outsourcing usług księgowych może obejmować przykładowo:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych, a także form uproszczonych takich jak podatkowa książka przychodów i rozchodów czy ewidencja ryczałtu,
- dokonywanie rozliczeń podatkowych w systemie kwartalnym lub miesięcznym,
- sporządzanie rocznych lub okresowych sprawozdań finansowych, a także bilansów i rachunków zysków i strat,
- terminowe sporządzanie i wysyłka deklaracji podatkowych,
- kontakt z organami podatkowymi, reprezentacja podczas kontroli urzędów, składanie dodatkowych dokumentów.
Oddelegowanie czynności księgowych może polegać także na opracowywaniu analiz finansowych, raportów zarządczych czy przygotowaniu sprawozdania finansowego. W skrócie – w ramach outsourcingu księgowego możesz skorzystać ze wszystkich standardowych usług oferowanych przez biura rachunkowe i wiele więcej!
Jakie usługi zwykle obejmuje outsourcing księgowości w małych firmach?
Małe firmy przeważnie oddelegowują innym prowadzenie uproszczonej księgowości. Zazwyczaj liczą na podstawową pomoc w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych czy wyliczania wysokości podatków, które muszą zapłacić. Mogą potrzebować usług księgowych w zakresie prowadzenia ewidencji zakupów, sprzedaży czy składaniu deklaracji podatkowych VAT.
Chętnie przystają na rozwiązania w zakresie optymalizacji kosztów, które nierzadko mają duże znaczenie w kontekście prowadzenia niewielkiej firmy. Outsourcing księgowości w ostatnich latach zdobywa coraz większą popularność w przypadku małych przedsiębiorstw. Taka usługa nie jest dla nich szczególnie obciążająca finansowo, a pozwala zaoszczędzić sporo czasu i energii.
Outsourcing księgowości w średnich i rozwijających się przedsiębiorstwach
W średnich i rozwijających się przedsiębiorstwach często zachodzi konieczność sporządzania bardziej złożonych analiz. Potrzebne może się okazać sporządzanie list płac, rozliczanie dotacji, przygotowanie raportów zarządczych, plików JPK VAT, deklaracji do PFRON, ZUS i US, wysyłki deklaracji VAT UE, CIT czy PCC.
Firma świadcząca usługi księgowe może pomagać nie tylko w zakresie księgowości. Często oferuje wsparcie także w zakresie ubezpieczeń związanych z prowadzoną działalnością i jej ryzykiem, pozyskiwaniem finansowania czy szeroko pojętego prowadzenia biznesu. Szczegółowy zakres usług zawsze zależy od tego, komu powierza się czynności w ramach outsourcingu księgowego. Jakie są podstawowe korzyści, które niesie za sobą outsourcing finansowo-księgowy?
Outsourcing księgowości jako sposób na obniżenie wydatków
Outsourcing księgowości pozwala obniżyć wydatki, wynikające z zatrudnienia księgowego na umowę o pracę czy utrzymania własnego działu księgowości. Ogranicza również:
- koszty oprogramowania finansowo-księgowego,
- koszty urządzeń technicznych takich jak komputery, tablety, telefony i inne narzędzia potrzebne do pracy,
- koszty regularnych szkoleń w celu podnoszenia jakości usług księgowych, a także świadczenia ich w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa.
Outsourcing usług księgowych – przeniesienie ryzyka i alternatywa dla własnego działu księgowości
Outsourcing księgowości pozwala na ograniczenie do minimum ryzyka związanego z potencjalnymi błędami w prowadzeniu księgowości oraz przeniesienia go na zupełnie inny podmiot. Firmy, które zajmują się prowadzeniem ksiąg rachunkowych i oferują outsourcing księgowy, dysponują specjalistami, którzy z przepisami prawa są na bieżąco. Błędy zdarzają się niezwykle rzadko, a jeśli kiedykolwiek do nich dojdzie, zostaną szybko skorygowane przez ekspertów.
Z kolei w firmach, w których to nie księgowość stanowi główny aspekt działalności, łatwo o niewłaściwą interpretację przepisów, ich niezrozumienie czy nieznajomość. To utrudnia sprawne prowadzenie ksiąg, a także może spowodować nieprzyjemności ze strony urzędu skarbowego. Powierzając swoją księgowość profesjonalistom, można korzystać z ich specjalistycznej wiedzy i przestać martwić się pomyłkami. Przy outsourcingu księgowym zwiększa się dokładność rozliczeń podatkowych.
Stałe koszty prowadzenia rachunkowości i możliwość wliczenia ich w KUP
Stałe koszty prowadzenia rachunkowości oraz możliwość wliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów to kolejna zaleta zewnętrznej obsługi księgowej. Pozwala to na zaplanowanie płatności i łatwiejsze zarządzanie finansami firmy. Daje też szansę na ogólne ograniczenie kosztów podatkowych czy usług księgowych. Biuro rachunkowe w Poznaniu może pomóc Ci zoptymalizować koszty i poszukać dodatkowych oszczędności czy wydatków, które można wliczyć w koszty uzyskania przychodów, a co za tym idzie obniżyć wysokość płaconych podatków.
Dostęp do raportów i sprawozdań finansowych
Podejmowanie świadomych i gruntownie przemyślanych decyzji finansowych to podstawa każdego biznesu. Korzystanie z usług zewnętrznej firmy księgowej pozwala na uzyskanie dostępu do zaawansowanych raportów, które precyzyjnie przedstawiają sytuację finansową przedsiębiorstwa. Te zazwyczaj przygotowywane są z pomocą nowoczesnych narzędzi. Wśród takich raportów mogą znaleźć się przykładowo:
- bilans – przedstawia kondycję finansową firmy i pozwala ustalić składniki majątku przedsiębiorstwa, a także jego aktualne zobowiązania;
- rachunek zysków i strat – pozwala uzyskać informacje dotyczące tego, w jaki sposób firma generuje przychody oraz obrazuje koszty, które w związku z tym ponosi;
- analiza finansowa – czyli zbiór istotnych informacji, które pozwalają podejmować ważne decyzje. Konstruuje się ją na podstawie obecnej sytuacji finansowej firmy, kontroli sprawozdania finansowego czy przepływów pieniężnych;
- zestawienie zmian w kapitale – pozwala zobrazować zmiany w kapitale wraz z uwzględnieniem ich przyczyn.
Takie raporty są przydatne nie tylko dla zarządu danego przedsiębiorstwa, ale także innych: kredytodawców, inwestorów, kontrahentów. Mogą stanowić potwierdzenie dobrej kondycji firmy i płynności jej finansów, a co za tym idzie – zapewnić innych o bezpieczeństwie zawieranych transakcji.
Koncentracja na głównym obszarze działalności przedsiębiorstwa
Koncentracja na głównym obszarze działalności przedsiębiorstwa to podstawowy atut delegowania obowiązków. Pozwala przerzucić czas i uwagę poświęcane na księgowość w zupełnie inne obszary funkcjonowania takie jak marketing i akcje promocyjne, obsługa klienta, sprzedaż czy bieżące działania. To z kolei umożliwia podnoszenie jakości świadczonych usług i rozwijanie biznesu. Po oddelegowaniu obowiązków dotyczących księgowości również zaoszczędzone środki finansowe można inwestować w dalszy rozwój firmy.
Kto powinien zdecydować się na prowadzenie księgowości poprzez outsourcing?
Powierzenie obsługi księgowej firmom zewnętrznym to świetny wybór w przypadku mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, a także jednoosobowych działalności gospodarczych. Tej grupie zwykle nie opłaca się zatrudniać własnych księgowych czy tworzyć oddzielnych działów na te cele. Outsourcing księgowości to nie tylko oszczędność kosztów i wspomniane już wcześniej niższe ryzyko, ale także:
- poczucie bezpieczeństwa – możesz zapomnieć całkowicie o kwestiach związanych z księgowością i umówić się na raportowanie tylko najważniejszych spraw, mając pewność, że jesteś w dobrych rękach;
- dopilnowanie terminów – jako przedsiębiorca nie musisz znać na pamięć wszystkich terminów składania deklaracji czy ważnych dokumentów – zrobi to za Ciebie doświadczony księgowy;
- możliwość przyswojenia potrzebnej wiedzy o podatkach – osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości wytłumaczy Ci wszystkie ważne kwestie, których do tej pory nie rozumiałeś w prosty i przejrzysty sposób;
- pomoc w kontaktach z organami podatkowymi – doświadczenie firm księgowych pozwala ułatwić kontakt z organami państwowymi, zajmującymi się podatkami, jednak zwykle nie jest równoznaczne z reprezentowaniem przed nimi.
Właściciele przedsiębiorstw zyskują niemal nieograniczone wsparcie informacyjne, co znacznie ułatwia rozwój firmy, podejmowanie ważnych decyzji czy poszukiwanie nowych kontrahentów. Jednocześnie mogą cieszyć się indywidualnym podejściem do swojego biznesu. Eksperci księgowi mogą być w każdej chwili do Twojej dyspozycji, ponieważ komunikują się przy pomocy różnych kanałów – mailowo, telefonicznie czy za pośrednictwem wiadomości SMS. Jeżeli wolisz, możesz umawiać się z nimi na konsultacje również osobiście.
Ile może kosztować outsourcing księgowości?
Koszt profesjonalnych usług księgowych jest zależny przede wszystkim od zakresu obowiązków, który firma musi wykonać dla zleceniodawcy. Obsługa mniejszych podmiotów zawsze wiąże się z niższymi kosztami niż w przypadku dużych firm. Koszty zależą też od:
- zakresu współpracy i rodzaju udzielanego wsparcia,
- liczby księgowanych dokumentów i sporządzanych raportów,
- czasu, który jest potrzebny do pełnej obsługi księgowej danego podmiotu.
Mimo wszystko outsourcing księgowy jest znacznie tańszy niż utrzymywanie własnych pracowników księgowych oraz mniej czasochłonny i ryzykowny niż samodzielne prowadzenie księgowości.
W czym jeszcze pomaga biuro rachunkowe?
Oprócz standardowej obsługi księgowej biuro rachunkowe może udzielać pomocy w:
- obsłudze kadrowo-płacowej – czyli naliczaniu wynagrodzeń i zarządzaniu dokumentacją pracowniczą, sporządzaniu umów i PIT-11 dla pracowników;
- podejmowaniu ważnych decyzji związanych z sukcesją czy restrukturyzacją firmy, również w przypadku utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa;
- zakładaniu i rejestracji nowych spółek osobowych i kapitałowych;
- zakładaniu jednoosobowych działalności gospodarczych i wyborze najkorzystniejszych form opodatkowania;
- pozyskiwaniu dofinansowań prowadzonych działalności lub wynagrodzeń osób zatrudnionych;
- doradztwie w zakresie ubezpieczeń firmy i jej pracowników.
Powierzanie obowiązków podmiotom zewnętrznym to szansa na rozwój przedsiębiorstwa, oszczędność czasu, ograniczenie stresu i uzyskanie pomocy również na wielu innych polach niż obsługa księgowa. Obecnie outsourcing staje się jednym z filarów nowoczesnych przedsiębiorstw.
W Kancelarii Gospodarczej oferujemy usługi księgowe w Poznaniu. Rozwijaj swoją działalność gospodarczą, korzystając outsourcingu księgowości!
