Odpowiedzialność zawodowa księgowego – przepisy prawne i kodeks etyki

Choć może to robić samodzielnie, przedsiębiorca najczęściej powierza prowadzenie ksiąg rachunkowych specjalistom – korzysta z usług biura rachunkowego lub zatrudnia księgowego. Zyskuje czas, pewność i spokój – zrzuca swoje obowiązki podatnika / płatnika na barki eksperta. Jednak co, jeśli biuro lub pracownik popełni błąd – czy może wówczas liczyć na odpowiedzialność księgowego? I jak wybrać godnego zaufania partnera? Podpowiadamy!

 

Odpowiedzialność księgowego. Kto odpowiada za błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych?

Przedsiębiorca podpisuje umowę z biurem rachunkowym lub zatrudnia własnego księgowego/księgowych. Względem samodzielnego prowadzenia księgowości już tym krokiem znacznie ogranicza ryzyko problemów, ale wciąż – mylić się to ludzka rzecz. Kto odpowiada za ewentualny błąd?

Odpowiedzialność za błędy księgowe

Zarówno obowiązki księgowe czy sprawozdawcze, jak i ich niedopełnienie reguluje polskie prawo. Zgodnie z Art. 77 ustawy o rachunkowości:

Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sprawozdania o podatku dochodowym, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych

– podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie¹.

Błędy księgowe są więc poważne, ale uspokajamy – najczęściej, jeśli już księgowemu zdarzy się jakiś popełnić, po prostu go naprawia, bez żadnych konsekwencji. Gdy zaksięguje nieprawidłową kwotę, wybierze niewłaściwe konto, pominie jakąś operację lub uwzględni dwukrotnie tę samą – wprowadza stosowne poprawki. Księgowy lub jego przełożeni z reguły szybko wyłapują takie pomyłki. Oczywiście pod warunkiem, że mają kompetencje i praktykę w zawodzie i korzystają z nowoczesnych narzędzi. Dlatego warto postawić na doświadczonych specjalistów. (Przedsiębiorcom z Wielkopolski i nie tylko poleca się nasze biuro rachunkowe w Poznaniu: Kancelaria Gospodarcza!)

Zły sen przedsiębiorcy ziszcza się dopiero wtedy, gdy taki błąd w księgowości wyjdzie na jaw podczas kontroli skarbowej lub postępowania wyjaśniającego. Co wtedy?

Odpowiedzialność przedsiębiorcy

Art. 4 ustawy o rachunkowości wyjaśnia, że za wszelkie błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przygotowywaniu sprawozdań finansowych, rozliczeniach podatkowych i z ZUS-em: za całą rachunkowość odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki². W przypadku JDG jest to osoba prowadząca firmę, w spółce są to wspólnicy prowadzący sprawy spółki, członkowie zarządu, komplementariusze, ewentualnie likwidator czy syndyk.

Zgodnie z Ordynacją Podatkową za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki także odpowiada (całym swoim majątkiem) podatnik. W spółce (także z ograniczoną odpowiedzialnością), jeśli do pokrycia zobowiązania nie wystarczy majątek firmy, za zobowiązania solidarnie odpowiadają członkowie jej zarządu³.

Znów jednak uspokajamy – przedsiębiorca może (a nawet powinien) się domagać naprawienia szkody, odszkodowania z tytułu nienależytego wykonania obowiązków. Księgowy nie podnosi odpowiedzialności podatkowej (wobec fiskusa), ale mamy jeszcze odpowiedzialność cywilną, w tym pracowniczą – za wyrządzenie szkody (wobec pracodawcy lub firmy, na rzecz której wykonuje pracę lub usługę) – oraz karną. Ta ostatnia jest oczywiście zarezerwowana tylko dla czynów zabronionych (wykroczenia lub przestępstwa skarbowe), a nie zwykłych błędów w zakresie rachunkowości.

Księgowy ponosi więc odpowiedzialność za błędy, ale to przedsiębiorca musi go do niej pociągnąć. Jak?

Odpowiedzialność księgowego na etacie

Zgodnie z Art. 115–120 Kodeksu pracy pracownik (czyli księgowy zatrudniony w firmie) ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy wyłącznie w zakresie rzeczywistej straty pracodawcy i zwyczajnych następstw bądź zaniechań działań, z których szkoda wynikła. Odszkodowanie nie może przekraczać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika (ani wysokości wyrządzonej szkody)⁴. Pracownik odpowiada względem pracodawcy, nie zaś strony trzeciej. Czyli jeśli mówimy o księgowym zatrudnionym w biurze rachunkowym, który popełnił błąd na szkodę klienta biura, to jego odpowiedzialność wobec klienta przejmuje biuro rachunkowe.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Biuro rachunkowe również ponosi odpowiedzialność cywilną za świadczenie usług księgowych. Jej podstawą jest Art. 471 Kodeksu cywilnego, który zobowiązuje do naprawienia szkody wynikłej z nienależytego wykonania obowiązków (chyba że jest ona następstwem okoliczności, za które ta osoba nie odpowiada⁵ – np. to przedsiębiorca nie dostarczył potrzebnego dokumentu). Klient biura (lub niezależnego księgowego) może zatem dochodzić odszkodowania i zadośćuczynienia – zarówno od samej firmy, jak i bezpośrednio od ubezpieczyciela albo od obu tych podmiotów jednocześnie (przy czym spełnić roszczenie może tylko jeden).

I w tym przypadku mówimy wyłącznie o błędach księgowych. Niezależnie od formy współpracy, zgodnie z Art. 303 § 1 Kodeksu karnego:

Kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności,

podlega karze pozbawienia wolności do lat 3⁶.

W takiej sytuacji sprawę należy zgłosić odpowiednim organom.

Jak wybrać godne zaufania biuro rachunkowe?

Aby z jednej strony mieć pewność, że poprawnie poprowadzi księgowość firmy, a z drugiej – że w razie popełnienia błędu za niego odpowie i naprawi szkodę?

Dochodzenie odszkodowania od nienależytego wykonania zobowiązania

Absolutną podstawą udanej i pewnej współpracy z biurem rachunkowym jest umowa o świadczeniu usług księgowych, która reguluje zakres praw i obowiązków obu stron. W tym dokumencie powinien się znaleźć zapis dotyczący umowy ubezpieczenia OC biura rachunkowego – najlepiej z numerem polisy i danymi ubezpieczyciela. Wówczas, jeśli firma okazałaby się nieuczciwa bądź nadmiernie przedłużała proces, przedsiębiorca może sprawnie dochodzić swoich roszczeń.

Należy pamiętać, że zgodnie z Art. 76h ustawy o rachunkowości przedsiębiorca zajmujący się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych (czy to biuro, czy księgowy „freelancer”) jest zobowiązany do zawarcia takiej umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością⁷.

Księgowym może być każdy, ale nie każdy powinien

Księgowy to dziś wolny zawód – każdy może prowadzić biuro rachunkowe, jeśli tylko wykupi stosowną polisę, ma pełną zdolność do czynności prawnych i nie był skazany za niektóre przestępstwa. Dlatego tak ważny jest przemyślany wybór partnera.

Warto zwrócić uwagę na kwalifikacje zawodowe księgowych (certyfikaty i świadectwa), historię, doświadczenie i zakres usług biura oraz sprawdzić dostępne w internecie opinie. Księgowość to trudny zawód, wymagający szerokiej i aktualnej wiedzy prawnej i gospodarczej, a ponadto charakteru: rzetelności, dokładności, poczucia obowiązku i odpowiedzialności, umiejętności koncentracji, profesjonalizmu. Choć prawie każdy może go wykonywać, nie każdy ma odpowiednie kompetencje – przedsiębiorca powierzający innemu podmiotowi swoją rachunkowość musi o tym pamiętać.

Różny jest zakres oferty firm księgowych, czasem wyjątkowo obszerny. Jeśli tylko biuro ma odpowiednich specjalistów, to korzystne rozwiązanie. Na przykład nasza Kancelaria Gospodarcza oferuje usługi księgowe w Poznaniu, a ponadto obsługuje kadry i płace oraz świadczy doradztwo biznesowe – nasze szeregi tworzą jednak nie tylko certyfikowani księgowi, ale także specjaliści kadr/płac, radcy prawni, adwokaci, notariusze, eksperci ubezpieczeń, specjaliści RODO i AML czy kadra naukowa.

Kodeks etyki zawodowej księgowych

Wspomnieliśmy, że kompetentny księgowy rzadko się myli, swoje błędy wyłapuje i naprawia i bierze za nie odpowiedzialność. To wynika z kwalifikacji, doświadczenia i charakteru, ale nie tylko – jest jeszcze kodeks etyki zawodowej księgowych.

Warto wiedzieć, że podobnie jak lekarz czy dziennikarz, księgowy powinien przestrzegać co prawda nieformalnych, ale utrwalonych w branży zasad i dobrych praktyk. Taki zbiór – Kodeks Etyki Zawodowej w Rachunkowości – opracowała Komisja do spraw etyki Rady Naukowej przy Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce. Każdemu przedsiębiorcy polecamy pokrótce poznać jego najważniejsze założenia, zwłaszcza w kwestii tego, co księgowy powinien:

• mieć kompetencje zawodowe potwierdzone państwowymi certyfikatami i stosowne doświadczenie;
• dążyć do rzetelnej, wysokiej jakości pracy;
• być niezależnym, m.in. nie ulegać żądaniom stosowania tzw. kreatywnej księgowości;
• brać odpowiedzialność za przygotowywane i prezentowane informacje z zakresu rachunkowości (prawdziwość, aktualność);
• postępować profesjonalnie w relacjach z klientami i organami państwowymi;
• rzetelnie i przejrzyście oferować usługi z dziedziny rachunkowości;
• kierować się zasadami uczciwości, obiektywizmu, staranności, poufności i profesjonalnego zachowania.

Zestawiając wszystkie te punkty, otrzymujemy godnego zaufania księgowego, który rzetelnie poprowadzi rachunki firmy i weźmie pełną odpowiedzialność za swoją pracę – takiego specjalistę, który stanie się prawdziwym partnerem przedsiębiorcy.

FAQ:

1. Czy księgowy ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków podatkowych przez przedsiębiorcę?
   Nie, rolą księgowego jest prowadzenie księgowości, w tym wyliczanie zaliczek na podatek dochodowy, podatku VAT czy składek na ubezpieczenia – nie ponosi odpowiedzialności za to, że przedsiębiorca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków (np. ich nie opłaca).
   
   
2. Czy księgowy odpowiada finansowo za swój błąd?
   Nie bezpośrednio: za błędy w prowadzeniu księgowości odpowiada przedsiębiorca, który może jednak dochodzić od księgowego naprawy szkody, odszkodowania i zadośćuczynienia za straty wyrządzone w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków (ubezpieczenie OC, powództwo cywilne).
   
   
3. Czy istnieje kodeks etyki zawodowej księgowych?
   Tak, w Polsce jest nim Kodeks Etyki Zawodowej w Rachunkowości, opracowany przez Komisję do spraw etyki Rady Naukowej przy Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.
   

 

Ustawy